איך ליצור כנס וירטואלי מקצועי משלך?

כן זו סדרת סרטונים אבל אם בכל זאת אתם מעדיפים לקרוא. דאגנו לכם לגרסה שנוחה לקריאה.

נתחיל משאלה הכי בסיסית, למה צריך בכלל כנסים וירטואלים או כנסים דיגיטליים?

אחרי הרבה שיחות עם לקוחות שלנו התרשמנו שבזמן שמשרדים מתרוקנים יש צורך עצום של אנשים להיות חלק ממשהו גדול יותר.

בנוסף כנס עוזר למצב אתכם באופן אישי ואת הארגון שלכם כמובילי דעת קהל – מה שנכון לכל סוג של כנס.

כנסים מייצרים חיבורים אנושיים, קשרים עסקיים ומעשיר את הנטוורקינג שלכם – ובכנס וירטואלי זה נכון וקל פי כמה.

כי העובדה שצורכים כנסים מהמחשב או פלאפון בחלונית קטנה ב'זום' לא אומר שהחוויה צריכה להיות בינונית.

תבינו, טכנולוגיה מאפשרת לנו להמשיך ולפתח את הסקרנות, להכיר, להיפגש ולעשות דברים ביחד בלי להתפשר על חוויה.

פה מתחילים

קודם כל נתחיל במבנה של ההפקת כנס. אנחנו נשתמש במתודולוגיה של הפקת מדיה ולא הפקת אירועים. וכל הפקת מדיה בנויה מ-3 חלקים מרכזיים:

1. פרה פרודקשן – החלק שחושבים – כולל אסטרטגיה, גיוס דוברים לכנס ופעילויות, בחירת כלים דיגיטליים איתם ננהל את הכנס, ההכנות מבחינת ליין-אפ, וברור שגם שיווק.

2. פרודקשן – החלק שעושים – כולל הכנת דוברים, קטעי המעבר, כתיבת משבצות תוכן, קיום צילומים וחזרות.

3. פוסט פרודקשן – החלק שיושבים מול מחשב – עריכת החומרים לשידור, וקיום השידור עצמו שהוא בעצם הפצת הכנס עצמו.

נתחיל עם פרה פרודקשן.

בתכלס' מה אנחנו רוצים ליצור זה משדר, רצועת תוכן עם התחלה אמצע וסוף ברורים שאנשים יתלהבו ממנה.

בתור התחלה ניצור לנו אסטרטגיה ברורה. נגדיר

מה המטרה של הכנס? איזה אתגרים אני בא לפתור ואיזה תקוות חדשות אני רוצה לתת?

יש כנסים שהמטרה היא לתת זרקור לנושא כשירות לציבור

יש מופעי תרבות ובידור

יש כאלה שהמטרה היא לייצר ביזנס ולהגדיל נטוורקינג

ואחרים לגיבוש ופנאי.

מבחינת גודל הכנס – יש כמה גורמים שמופיעים על כמות המשתתפים הצפויה: כמות איזורי זמן בעולם, מספר ההתרחשויות במקביל, מספר ימי הכנס.

כל אלה קובעים אם יהיה כנס אינטימי או אירוע המוני.

למשל כדי להבליט את החשיבות של לקוחות או ספקים, נקיים כנס אינטימי עד 100 איש במטרה להוקיר להם תודה.

לעומת זאת עידוד השכלה גבוהה לצעירים נערוך כנס המוני שמטרתו חינוך שוק ופתיחת הזדמנויות, ולכן אלפי משתתפים מקובלת לגמרי.

האם המשתתפים חלק אקטיבי או פסיבי?

לפעמים נרצה שהמשתתפים יקחו חלק בפעילויות, נחלק אותם לקבוצות דיון, נאפשר להם גישה בין חללים שונים, כדי להגביר את חווית הנטוורקינג.

ולפעמים נרצה שיהיו נינוחים ומרוכזים בלי הסטראס שבכל רגע עלולים 'להפעיל' אותם.

זום אין על ההכנות שלכם

תשלום או חינם?

גוף ציבורי, למשל עירייה, שמציעה פעילויות והופעת אורח לתושבים שלהם או עסק שמעוניין בחשיפה ומכירה לכמות גדולה של אנשים יכולים לאפשר כנסים בחינם אם הם מחוייבים בכך או מזהים פוטנציאל וערך מוסף בכך.

מתי כן נגלם תשלום? יצירת אקסקלוסיביות לקבל גישה לידע בעל ערך ממשי שלא נגיש לכל אחד. או בגיוס תרומות – רכישת הכרטיס היא התרומה.

הכללים כאן דומים לכנס פיזי,

עוד בנושא המחיר – העלויות תמיד יהיו צנועות יותר לעומת כנס מקביל

לאחר מכן נכתוב ליין אפ של הכנס:

מי מדבר, על מה, כמה זמן, נתאר את הפעילויות שמייצרות עניין, קטעי מעבר, נגדיר מה קורה בשידור חי ומה מופק מראש. כשהתוכן מספיק מהודק במשבצות של זמנים, כדי לעשות לעצמכם סדר ע"י כתיבת טבלת ליין-אפ מסודרת.

עוד מרכיב חשוב – איפה המשתתפים פיזית?

באירוע בינלאומי לשעות האירוע יש חשיבות עצומה. בסמינר שיצרנו עם מרכז ההכשרות של משרד החוץ עבדנו עם קהל מ-8 אזורי זמן שונים. זמן מקלחות לילדים של אחד הוא זמן נסיעות בפקקים למישהו במדינה אחרת. כדאי לקחת זאת בחשבון.

וכמובן לא נוותר על בחירת כלים דיגיטלים איתם ננהל: את הרישום, תשלומים, דיוור, השידור עצמו ואפילו רשתות חברתיות במידה ואליהן נשתף את הכנס.

יש המון שירותי אונליין כדאיים מאוד. לכל אחד יתרונות וחסרונות. כלל אצבע: תבחרו כלים אינטואיטיביים ונוחים לכם. זה ימנע לכם תקלות.

אין לכם מישהו טכני בצוות? כדאי לשכר אחד, פה זה לא המקום לחסוך.

שורה תחתונה לפרק הזה:

עכשיו שיש לנו אסטרטגיה, ליין אפ וכלים דיגיטלים נשאר לעבור חלק השיווקי.

כאן נעצב חומרים כמו: תמונות, סרטונים ודף נחיתה כדי ליצור עניין ולקרוא בגאווה להרשם לכנס שלכם.

*מומלץ להתחיל בשיווק כבר בשלב הפרה-פרודקשן כדי לבדוק את רמת העניין של הקהל בכנס שלכם מוקדם ככל הניתן.

עכשיו אתם מוזמנים להתחיל להכין את הכנס שלכם, ואם יש לכם שאלות – תשאירו לנו הודעה כאן למטה או תתאמו פגישת יעוץ בטופס.

בסרטון הבא ניגש לעיקר. איך לקיים את הצילומים של התכנים?

זה בסופו של דבר ה"בשר" של הכנס שלכם – התוכן.

אחלה קריאה, מה עכשיו?

לתיאום שיחה לקבל רעיונות שווים למייל

פוסטים דומים

הפקת וידאו, כלים דיגיטלים, כנס אונליין, מאמרים, שידור חי, שיווק באמצעות תוכן

איך ליצור כנס וירטואלי מקצועי משלך?